Tartalom
A hatékony iratgyűjtő rendszer időt és energiát takaríthat meg, ha fontos információkkal rendelkezik, amelyeket nagy mennyiségű fájlból gyorsan vissza kell hívni. Kétféle iratgyűjtő rendszer létezik: a számokat vagy numerikus rendszereket használó, valamint a betűket vagy ábécé rendszereket használó rendszerek. E rendszerek használatának megtanulása elengedhetetlen annak eldöntéséhez, hogy melyik a legmegfelelőbb. Noha több kategória létezik, ezen iratgyűjtő rendszerek alapjainak megértése egyszerű.
Döntse el az ábécé és numerikus rendszer típusát, amely a legjobban működik azoknak a dokumentumtípusoknak a számára, amelyeket el szeretne küldeni. Három alapvető alfabetikus rendszert kell figyelembe venni, valamint négy numerikus rendszert, amelyek közül a leggyakoribb a decimális rendszer. A három ábécé rendszer aktuális, enciklopédia és földrajzi.
Kezdje a "aktuális ábécé" rendszer meghatározásával. Ez a "szótár" rendszer néven is ismert, és a legkönnyebben érthető. Ebben az esetben az egyes fájlok címet adnak, és ezek a címek ábécérendben vannak rendezve A-tól Z-ig. Nem csoportosíthatók tantárgyakba, és nincsenek kategóriák, így ez a rendszer általában a legjobb a kisebb mennyiségű fájlhoz.
Ismerje meg az "enciklopédia" vagy az "osztályozott" rendszert. Ebben a rendszerben nagy átfogó címsorok vagy tárgyak vannak, például a történelem vagy a filozófia, amelyekben kisebb tantárgyak vannak betűrendben csoportosítva. Ha szükséges, akkor további alfabetikus sorrendben is lehet fájlok ezen alszámok alatt. Például a történelemben lehet évtizedes alcímek, és azokban a fájlokban, a történelem bizonyos aspektusait, például a technológiát vagy a háborút jelölő fájlokban. Ezek az alkategóriák mindaddig folytathatók, amíg úgy érzi, hogy az iratkezelő rendszer hatékony az Ön számára.
Fontolja meg a "földrajzi" rendszer megismerését a helyekkel kapcsolatos információkat tartalmazó dokumentumok számára. Ugyanúgy, mint az enciklopédia rendszer, ez a rendszer olyan fő kategóriákat is tartalmaz, mint országok vagy államok, amelyek alkategóriáival, például városokkal vagy városokkal ábécé sorrendben vannak elhelyezve.
Megértsék legalább a decimális irattári rendszerek alapjait. Ez a Dewey decimális rendszer, amelyet a könyvtárak a leggyakrabban a könyvek és a referenciaanyagok hívószámok szerinti osztályozására használnak. Ebben az esetben legfeljebb 10 kategória lehet, mivel a decimális korlátozás miatt csak a nullától kilencig terjedő számokat kell használni. Ez a tíz kategória ezután 10 további kategóriára osztható fel, amilyen gyakran csak szükséges, ugyanolyan módon, mint az enciklopédia ábécé rendszere.
Bontja le a tizedes rendszert könnyen elsajátítható darabbá. Például talán a jelenlegi könyvtár megköveteli, hogy három tizedes pontossággal rendelkezzen, így a tíz kategóriáját 000, 100, 200 és így tovább soroljuk fel, mindegyik címmel. Mindezen belül alkategóriák lennének, például 002 vagy 103, mindaddig, amíg az összes tizedes nem kerül kitöltésre. Ebben az esetben a 002 egy kategóriát jelent a 000-ben, a 103 pedig egy kategóriát jelent a 100-as években. Ez a rendszer rendkívül nagy mennyiségű információ számára jó, mivel a tizedesjegyek kibővíthetők és szükség szerint hozzáadhatók.